1. Titolare del Trattamento
Il Titolare del trattamento dei dati personali è TUTTOINCLOUD SRL UNIPERSONALE, con sede legale in Via Giacomo Matteotti 22/B - 20028 San Vittore Olona (MI), P.IVA e C.F. 10006710965, contattabile all'indirizzo email: privacy@notespese.cloud
2. Tipologie di Dati Raccolti
La piattaforma NoteSpese raccoglie le seguenti categorie di dati personali:
- Dati identificativi: nome, cognome, indirizzo email, numero di telefono
- Dati aziendali: ragione sociale, partita IVA, codice fiscale, indirizzo sede
- Dati finanziari: IBAN per i rimborsi, dati di fatturazione
- Dati di utilizzo: log di accesso, indirizzi IP, dati di navigazione
- Documenti: ricevute, fatture e altri allegati caricati dagli utenti
3. Finalità del Trattamento
I dati personali sono trattati per le seguenti finalità:
- Erogazione del servizio: gestione delle note spese, rimborsi chilometrici, approvazioni
- Gestione account: creazione e manutenzione dell'account utente
- Fatturazione: emissione fatture e gestione pagamenti
- Comunicazioni di servizio: notifiche relative al servizio, aggiornamenti
- Assistenza clienti: risposta a richieste e supporto tecnico
- Obblighi di legge: adempimenti fiscali e contabili
4. Base Giuridica del Trattamento
Il trattamento dei dati si basa su:
- Esecuzione contrattuale: necessario per l'erogazione del servizio (Art. 6.1.b GDPR)
- Obbligo legale: adempimenti fiscali e normativi (Art. 6.1.c GDPR)
- Legittimo interesse: miglioramento del servizio e sicurezza (Art. 6.1.f GDPR)
- Consenso: per comunicazioni marketing, se fornito (Art. 6.1.a GDPR)
5. Conservazione dei Dati
I dati personali sono conservati per il tempo necessario alle finalità per cui sono stati raccolti:
- Dati account: per tutta la durata del rapporto contrattuale e 10 anni successivi
- Documenti fiscali: 10 anni dalla data di emissione
- Log di accesso: 6 mesi
- Dati di backup: 30 giorni dalla cancellazione
6. Condivisione dei Dati
I dati possono essere condivisi con:
- Commercialisti autorizzati: se l'utente ha collegato uno studio commercialista
- Fornitori di servizi: hosting, email, pagamenti (in qualità di Responsabili del trattamento)
- Autorità competenti: su richiesta legale
7. Trasferimento Extra-UE
Alcuni nostri fornitori di servizi potrebbero essere situati al di fuori dell'Unione Europea. In tal caso, il trasferimento avviene nel rispetto delle garanzie previste dal GDPR (Clausole Contrattuali Standard, Decisioni di Adeguatezza).
8. Diritti dell'Interessato
L'utente ha diritto di:
- Accesso: ottenere conferma del trattamento e copia dei dati
- Rettifica: correggere dati inesatti o incompleti
- Cancellazione: richiedere la cancellazione dei dati (diritto all'oblio)
- Limitazione: limitare il trattamento in determinati casi
- Portabilità: ricevere i dati in formato strutturato
- Opposizione: opporsi al trattamento per legittimo interesse
- Revoca consenso: revocare il consenso prestato
Per esercitare questi diritti, contattare: privacy@notespese.cloud
9. Sicurezza
TUTTOINCLOUD SRL UNIPERSONALE adotta misure tecniche e organizzative adeguate per proteggere i dati personali, tra cui crittografia SSL/TLS, accesso basato su ruoli, backup cifrati e monitoraggio continuo.
10. Reclami
L'utente ha diritto di proporre reclamo all'Autorità Garante per la Protezione dei Dati Personali (www.garanteprivacy.it) qualora ritenga che il trattamento dei propri dati violi la normativa vigente.
11. Modifiche alla Privacy Policy
Questa Privacy Policy può essere aggiornata periodicamente. Le modifiche significative saranno comunicate tramite email o avviso nel servizio. La data dell'ultimo aggiornamento è indicata in alto.